“公文签收”实践中的六大益处

王毅 白静媛

    “公文签收”机制是水利部规划计划司(以下简称计划司)针对人员少、任务重的实际情况,逐步建立起来的内部管理制度。1998年中央机构改革后,计划司人员缩减一半,原有的专职文秘编制被取消。’98大水后,水利规划计划的公文签收任务量成倍增长。由于没有专职文秘人员,计划司尝试以“轮换”的方式来维持正常的公文运转,但效果不甚理想。1999年8月,计划司决定将文秘工作职责放置到综合统计处,并经部人事劳动教育司正式行文批复。面对新的工作任务和工作压力,综合处积极开动脑筋想办法,从解决公文运转中的忙乱现象入手,建立起了司内公文运转的“签收”制度。
    所谓“公文签收”,就是指除内部交换机制运转的公文外,由文秘人员经办的涉及司领导、各业务处及部内各司局的公文,都要请收件人查收签字。为此,计划司设置五个记录册:一是中央保密文件记录册,二是司内各处收文记录册,三是司内存档文件记录册,四是部内各司局收文记录册(简称涉“外”记录册),五是司、处长传阅文件记录册。记录册设日期、单位、文号(或文题)、收件人签字和备注等必要记录指标。在公文的运转过程中,请收件人在相应的记录册上签上名字,登记备查。
    “公文签收”的具体运转过程:

    一是普发至司级领导传阅的保密文件的签收。文秘人员收到此类文件后,将文件的收到日期、发文机关、文号、文题打印出清单,按司领导排序,顺序呈送,司领导如需阅某件,则在“拟阅”栏打“√”交回,文秘人员立即将此文呈上并请阅件司领导在“收件”栏签字,阅后退回时在“退回”栏签字。

    二是对司内各处公文运转签收。这部分文件占公文运转的绝大部分,是每天计划司业务工作的具体体现。除急文急办外,文秘人员每天下班前,必须将司里一天中所有的收文进行电脑台账登录或账本台账登录,分类放入各主管司领导的文件夹中,司领导阅批后,我们即按照司领导的批示,在电脑台账或账本台账上登录的同时,将文件按不同处别放入各自的专用文件夹中,然后再在各处收文记录册上逐个给文件登记,送至各处,请处负责人在“收件签字”栏中签收。

    三是司内存档文件的签收。计划司每年所办的部、办公厅和司的各类发文在500件左右。发文完成后,经办处需要把发文批件、原稿、修改稿、附件和正文交回给文秘人员,经文秘人员对照查核验收,送件人签字后归档。

    四是司、处长传阅文件签收。这部分文件是指司领导和各处处长(副处长)定期传阅的《部长办公会议纪要》和部《水利部昨日要情》。这两类文件在专设的两个文件夹中,内附计划司特定的传阅单,上面标明传阅文件的数量和文号及司内固定的传阅排序,每位阅件人需在阅件时在自己相应的栏目内签上名字和日期。

    五是部内各司局收文签收。计划司拟稿的部或办公厅发文,司领导核签后,需送办公厅有关处室核报部领导审批,部或办公厅发文的签收人是办公厅秘书处,司签报的签收人是部总值班室。计划司会办外司局或外司局会办计划司文件退回时的签收人则是各相关司局,这项签收工作主要是在计划司涉“外”记录册上进行。格式也同样是日期、单位、文号(或文题)、收件人签字和备注等栏目,运转这些文件时,将上述指标在记录册上登记后,将文件送至有关单位,请收件人查核无误后在记录册上签收,这一公文运转过程便暂告结束。

    通过4年来的工作证明,计划司的“公文签收”制度为公文能够及时、有序、高效运转,为近年来水利规划计划工作取得的业绩提供了强有力的支撑和保障。可归纳为六大益处:

    一、意识增强

    作为国家公务员,特别是中央政府公务员,职业道德水平高低至关重要。公务员每天办理的大量公文从大的方面说关系到国家利益和人民期望,从小的方面说是关系到公务员每个人的职责和工作水平。文秘人员对每一份文件都严格登记和记录,经办人员签字收文,天天如此,长此以往,对公务员职业道德意识的增强起到了不可或缺的作用。

    二、责任明确

    实行了“公文签收”制度后,计划司领导、各相关处室及文秘人员等各个环节在公文运转中的责任更加明确。第一,公文呈传时间上更加清晰。它首先约束了文秘人员,如:司领导批出文件后,文秘人员必须迅速送达阅办处(人),否则记录册上登记日期就会毫不客气地反映出来。第二,对阅办处(人)在时间上明确了责任。记录册上签收日期就是接受处理此文件的开始时间,无形中给出阅办人员办理文件起始时间的界定。第三,送件人和签收人的责任明确。从文秘人员来说,只有把文件送达收件人手中,并且被签收,才算完成一次公文呈传。对收件人来说,收到文件并签上自己的名字后,就要对这些文件负起责任,妥善保管,认真办理,即使办理过程要与其他处、其他司局、甚至其他部委商榷的文件,签收人也要认真负起责任,跟踪文件运转,保证公文安全运行。

    三、效率提高

    “公文签收”从工作量上来说,对文秘人员确实增加较多,因为每一份文件都要进行手工的“二次登记”,每次呈传文件时都必须携带相应的记录册。但实践证明,它对工作效率的提高有其明显的作用。一是由于公文呈传都是以签收的形式来实现,避免无“签收”而造成的不必要扯皮现象。二是客观上促进了文秘人员的工作水平和工作效率的提高。计划司文秘人员对自己的基本要求是,司领导批出的文件一般在手中不过夜。三是促进了各业务处工作效率的提高,签收人签收文件时,就要详细阅知文件类别,促使其尽快处理文件,这在无形中就提高了工作效率。四是促进了工作主动协调和商办效率。由于计划司是综合性司局,许多业务工作在司内各处、在部内各司局都需要不断协调商办,某项业务工作公文由牵头业务处签收后,就要负起责任,积极与各方协调,真正起到“牵头”的作用,尽快完成任务。因此“公文签收”制度无疑对提高公文运行工作效率起到了应有的促进作用。

    四、运转通畅

    公文在各个环节的通畅运转,是政府机关处理行政事务的基本要求,计划司的“公文签收”制度恰恰对运转通畅起到了不可替代的作用。比如:文秘人员对各业务处经办“公文签收”的排序是处长、副处长、调研员或助理调研员和科员。在无“公文签收”制度时,当处长或副处长出差在外或暂时不在办公室时,文秘人员只好请处内其他人员代劳收件,这是非正式的传递,为今后可能造成的扯皮现象埋下伏笔。实行“公文签收”制度后,按签收排序,业务处内每位公务员都是签收人,不仅仅是处领导,其他处内成员也必须代签收。谁收到文件后,都要按照公文的类别、缓急和本处的分工等情况进行及时准确的报告、转交和经办等处理,使公文得以顺利运转。

    五、有据可查

    几年来计划司的“公文签收”记录册换了一本又一本,正是因为有了这些记录的存在,跟踪查找某一文件的签收记录相当容易。计划司需要办理的公文数量很大,各处人员出差也相当频繁,而司长、处长或相关同志有时需要了解某项工作的公文过去的签收过程,签收记录册就能准确及时地回答这一问题。有些同志工作调动了,后来的同志要了解有关业务,要查询有关的运转情况,在记录册上一查便知,为工作提供了极大方便。

    六、便于纠错

    大量公文日复一日、年复一年地运转,不论司领导、各业务处和文秘人员,在公文运转中产生一些差错都是在所难免的。但问题是必须有一种“制度”能经常“检索”出这些错误,大大压缩这种差错给工作造成的影响。“公文签收”制度就在很大程度上起到了这一作用。文秘人员在记录册上登记的文件与实际送达的文件出现误差,那么签收人签字时一经核对,马上就会发现收到的文件数与记录册上标明的文件数量和内容不一致,或某一文件在各业务处之间出现误送错误,双方则可马上查实,予以纠正。

    几年来,水利部综合性司局的文秘人员,每天经手大量公文,深感责任重大。总结这几年“公文签收”的实践,使他们深刻地体会到这项制度的顺利实施,除了有文秘人员的不懈努力外,还需要来自各方面的支持、理解和配合。
    ——必须有司处级领导的全力指导和支持。“公文签收”制度涉及各方面,尤其是司处级领导每天都与此打交道,他们是这项制度的制定者,同时也是这项制度的执行者和仲裁者,没有他们长期的指导、支持和认真遵守,光靠文秘人员,“公文签收”制度是坚持不下来的。
    ——必须有全司同志的充分理解和配合。“公文签收”制度的实行,除司处长外,全司每位同志也都是实践者。开始时,有些同志也有这样或那样的想法,但在工作实践中,大家站在全司公文运转的角度来看问题,逐渐对这一制度给予了理解,工作上也越来越配合,从而达到了目前“习惯成自然”的程度。全司同志的共同努力是这项制度能够坚持实行的基本保证。
    ——必须有勇于负责、勤奋工作的奉献精神。对文秘人员来说,“公文签收”制度首先对工作时效性和工作质量提出了高要求,同时也确实增加了文秘人员很多的工作量。在计划司公文运转量如此之大的情况下,就需要文秘人员更加勤奋工作,兢兢业业,一丝不苟,以高度负责的职业道德精神完成每次的公文呈传工作。

(作者单位:水利部规划计划司综合处)

责任编辑 唐 瑾